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スキャナ保存 クラウド利用は正確な時刻情報のサーバで2021.7.12

カテゴリー:お知らせ

【スキャン後即座に書類を廃棄可能 要件緩和で利便性向上も適切なデータ保存が必要】

令和3年度税制改正で、令和4年1月1日以後に電子帳簿等保存制度が大幅に緩和等されます。

取引先から受領した請求書等の書類をスキャンしデータ保存するスキャナ保存について、緩和される保存要件の適用関係等の方向性が明確になってきました。

電子取引におけるクラウドサーバとは違いも

来年1月以降、スキャナ保存の保存要件(電帳法4③,電帳規2⑥)の緩和により、適正事務処理要件が廃止されることで、書類原本とスキャンデータを照合し確認する“定期的な検査”が不要となります。この点、スキャン後即座に原本の書類を破棄しても良いという事です。ただし、書類をスキャンして廃棄した後に、スキャンミスがあったような場合には、企業の経費精算等の事務の観点や、保存要件を満たさないことも考えられることから、その書類の交付を受けた相手から再度書類を交付してもらうなどの対応が必要となるでしょう。

来年1月以降、スキャンデータの訂正・削除の内容等が確認できる、又は訂正・削除ができないクラウド等にデータを保存すれば、タイムスタンプを付すことが不要となります。電子取引では、昨年から他社が提供するクラウドサーバ等でのデータの授受・保存が可能になったところ、スキャナ保存では、他社が提供するクラウドサーバ等であることに加え、データ保存の正確な時刻情報、すなわち保存日時が証明されるものであることが求められる模様です。

スキャナ保存と電子取引の適用関係の違い
項目 スキャナ保存 電子取引
クラウドサーバに
保存
他社クラウドで保存日時の証明があるものに保存 他社クラウドでデータの授受及び保存
要件を満たさない
データ保存
紙原本の保存がない場合には,青色申告の承認取消しの可能性 紙出力して保存がされていても,青色申告の承認取消しの可能性

保存要件を充足しないデータと青色取消しの関係

スキャナ保存を行う書類はすべて、保存要件を満たす形で保存する必要があります。この点、要件を満たさないデータにおいては、適正な保存書類と扱われず、紙の書類原本の保存がない場合には、青色申告の承認取消しなどの可能性があります。

電子取引の場合では、来年1月以降は電子データでの保存が義務付けられるため、紙出力して保存されていたとしても、要件に従い適切にデータ保存されていないと、青色申告の承認が取り消される要因となり得ます。