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電子帳票と承認申請の有無2019.12.3

カテゴリー:お役立ち情報

契約書や請求書等の取引帳票について、紙を出力せずに電子データのままやりとりすることが増えています。この場合、電子帳簿保存法上、そのデータをそのまま電子的に保存することが原則とされており、税務署に承認申請をする必要はありません。

契約書や請求書等を出力し紙でやりとりする場合、そのまま紙の状態で保存しておく際は当然、税務署に承認申請する必要はありません。

しかし、契約書等を出力し紙で相手に交付したものの、作成側がその契約書等の控えを電子データのまま保存しておくには、税務署への承認申請が必要です。一方、契約書や請求書等を電子データのままやりとり、つまり相手側と電子取引をした場合、そのデータのまま保存しておくことが原則です。例外的に、出力して紙で保存することも認められていますが,「電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない」というデータ保存が原則の規定になっています。

このため、電子取引については、契約書や請求書等を電子データのまま保存する場合でも税務署への承認申請は不要ということになっています。

①【契約書や請求書等を紙のまま保存する場合】→税務署への承認申請は不要

②【契約書や請求書等を電子データ作成後に紙で交付し,控えをデータのまま保存する場合】→税務署への承認申請が必要

➂【契約書や請求書等を電子データのまま交付してデータ保存する場合】→税務署への承認申請は不要

④【紙で作成又は受け取った契約書や領収書等をスキャンしてデータ保存する場合】→税務署に承認申請が必要

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